Les principales étapes de mise en place d’un WMS

Illustration avec notre solution WMS EGO

La mise en place efficace d’un WMS suit une méthodologie précise et séquencée en étapes, où les équipes clients et celles de l’intégrateur doivent fonctionner main dans la main.

• Quels sont les étapes d’implémentation d’un WMS ?
• Quel est le contenu de chacune de ses étapes ?
• Quels sont les questions auxquelles devront répondre les équipes et quelles informations fournir ?
• Quels travaux seront à mener côté intégrateur et côté client ?
• Comment la formation des équipes est-elle abordée durant ces étapes ?

Chaque intégrateur dispose de sa propre méthodologie d’implémentation. Nous présentons ici une de ces méthodologies développées par SITACI pour sa solution WMS EGO.

Chez SITACI, la mise en place du WMS EGO est ainsi découpée en 5 phases clés.

Sur les 1ères phases, les équipes projets de SITACI sont particulièrement présentes pour cadrer et organiser les travaux. Mais progressivement, sur les phases avales, ce sera à vos équipes projets de prendre la main. Les équipes STACI passeront alors d’un rôle de leader à un rôle d’accompagnement de vos équipes.

A la dernière phase, vos équipes seront alors en quasi-autonomie d’action.

1- Phase de lancement

Outre les aspects de cadrage et d’organisation des travaux, la phase de lancement est mise à profit pour collecter des informations qualitatives et quantitatives très variées sur l’entrepôt. Par exemple:

• Liste des commandes d’achats ou de ventes,
• Description des interfaces qui seront à créer entre le WMS EGO et les systèmes informatiques externes,
• Recueil des contraintes liées au client, au produit, à l’entrepôt,
• Plan topographique et zonage de l’entrepôt,
• Base articles (références, poids, dimensions, conditionnements…),
• Le nombre d’opérateurs disponibles à la réception (Equivalent Temps Plein)
• Les types d’engins de manutention (transpalette, chariot, gerbeur, nacelle…),
• Gestion de DLP (Date Limite de Péremption) sur des articles ou non,
• Zones de prélèvement pour le picking dédiées,
• Formats d’étiquette utilisés.

Au-delà de ce recueil d’informations, la phase de lancement est aussi l’occasion d’un premier contact et d’une découverte de l’outil WMS EGO.

En effet, nous avons fait le choix, avant même que les études soient amorcées, de présenter à nos clients notre WMS dans une version épurée (en termes de fonctionnalités) et avec un jeu de données « Ecole » permettant de commencer à pratiquer.

Cet apport de « concret » en phase amont apporte une prise de conscience de la philosophie de fonctionnement de l’outil. C’est l’occasion de comprendre les concepts qui se cachent derrière, d’amener progressivement les futurs utilisateurs dans le  » vocabulaire  » du WMS EGO et de commencer à ouvrir les champs du possible en lien avec la version standard du WMS.

En effet, le parti pris est ici de dire :

« Si vous comprenez des flux très simples sur base « Ecole » , alors il sera d’autant plus facile d’appréhender vos flux avec vos futures données et de comprendre vos spécificités ».

2- Phase d'études

A partir de cette phase, des séquences de travail individuelles ou collectives vont alors s’enchainer dans un ordre bien particulier.

Elles auront pour objectifs de préparer le paramétrage du WMS EGO, de créer les environnements de travail (matériel, interfaçages, VPN, Wifi…) et d’anticiper la collecte des informations qui seront injectées par la suite dans le logiciel.

Ces travaux permettront par exemple de répondre aux questions suivantes :

• Quels sont les zones de gestion de mon entrepôt et quels sont leurs rôles ?
• Existe-t-il des familles d’articles avec des spécificités d’attributs nécessitant des traitements particuliers ?
• Quels sont mes stratégies de rangement et de picking ?
• Quels sont les principaux processus logistiques de mon entrepôt (scénarii métiers), les règles et les principaux échanges d’informations qui leur sont associés ?
• Quel sera le cahier des charges (pour des ajustements fonctionnels ou des développements informatiques spécifiques) afin de répondre aux besoins non couverts par la version standard du WMS EGO ?
• Quels seront les besoins en matériels ?

3- Phase de pré-maquettage

Cette phase permet de « rentrer dans le dur ».

Les études vont permettre de paramétrer le WMS et d’engager les développements spécifiques (si besoin) en fonction de la méthodologie mise en œuvre : digitaliser les flux logistiques (projets simples) ou bien la méthode classique en V (projets complexes).

Les interfaces, avec un ERP par exemple, sont alors testées (flux de commandes, ajustement de stocks, base de données articles, confirmations d’expédition…). Il en va de même pour les connexions avec les plateformes transporteurs (étiquettes transporteurs et flux EDI).

Enfin les matériels (PDA, étiqueteuse, peseuse, Carboscan…) sont eux aussi connectés et testés sur le WMS.

Grâce aux technologies SaaS, la plupart de ces opérations peuvent être réalisées via un VPN connecté à une « Virtual Machine » domiciliée chez un hébergeur.

Durant cette phase, le client est mis aussi à contribution pour fournir toutes les données nécessaires qui seront injectées dans le WMS.

Ce travail n’est pas à négliger tant la qualité des données est primordiale pour un bon fonctionnement du WMS. En effet, les erreurs ne pardonneront pas dans le monde de la Supply Chain Execution (SCE).

Les données à fournir concernent bien évidemment les articles et les adresses des emplacements (pour les opérations de slotting), mais aussi les données sur:

• Les navettes,
• Les types de contenants et d’emballages utilisés,
• Les alvéoles,
• Les matières dangereuses,
• Les utilisateurs,
• Les formats de code à barre,
• Les clients,
• Les transporteurs et les services associés,
• Les tarifs douanier
• …

Autant d’informations à renseigner en fonction de la complexité des flux mis en œuvre.

L’objectif est alors de fournir un environnement de travail permettant aux futurs utilisateurs de disposer d’un WMS aux couleurs de l’entreprise (avec les équipements associés) et ce afin de pratiquer la solution.

4- Phase de pratique de la solution

Cette phase va permettre de réaliser la revue de tous les scénarii (ou cas métiers) et d’impliquer ses équipes, pour pratiquer tous les cas de figure et en profiter pour rédiger les modes opératoires.

D’abord, l’équipe projet va pouvoir se former à l’utilisation du WMS EGO dans son environnement quasi final (leurs articles, leurs clients, leurs emplacements…) sur un flux complet (entrée, interne, sortie) et pour des clients (ou déposants) représentatifs de l’activité. Les modules de formation sur le WMS EGO sont adaptés aux scénarii métiers mise en œuvre dans l’entrepôt.

Puis, ces séquences de formation vont permettre à l’équipe projet de pratiquer en autonomie la solution suivant un « Plan de Pratique de la Solution », tout en s’appuyant sur des cahiers de recette fourni par SITACI. Il s’agit ici de pratiquer tous les (autres) cas de figure de flux logistiques qui pourront se présenter et pour lesquels le WMS EGO a été paramétré.

C’est aussi l’occasion pour les utilisateurs clés de passer à la pratique et de rédiger les modes opératoires.

Ces séquences sont en général très rythmées, et mobilisent les équipes sur des temps relativement importants. Une programmation précise des travaux est positionnée dans les agendas de chacun, en veillant à ne pas désorganiser les autres activités de l’entrepôt. Cet investissement demeure incontournable et nécessaire pour s’assurer que tout fonctionnera le jour J !

Juste après les formations et la pratique de la solution en autonomie, nous proposons enfin une journée de « tests à blanc » afin que l’équipe projet se rende compte de ce qui peut se passer sur une journée type avec le WMS EGO. C’est pour eux l’occasion de toucher les bénéfices mais aussi de prendre conscience de la rigueur dont il faudra faire preuve dans l’utilisation d’un tel outil.

5- Phase de déploiement et démarrage

Nous faisons ici un petit focus sur 3 sujets qui nous semblent importants de bien traiter pour réussir un démarrage du WMS dans de bonnes conditions et pour mettre toutes les chances de son côté.

Les stocks

La reprise des stocks dans le WMS n’est pas à négliger et peut s’avérer être un projet dans le projet.

L’objectif est d’organiser les travaux de contrôle d’inventaire pour avoir la meilleure tenue des stocks possible (quantités fiables à l’adresse de l’emplacement). Or, il ne faut pas tout inventorier au dernier moment.

Une montée en puissance progressive de la fiabilisation de la tenue des stocks est à programmer :

• Créer de nouvelles adresses et y déposer de la marchandise,
• Contrôler la quantité à l’adresse.

Pour cela, voici quelques clés et conseils pour organiser ce travail souvent long, fastidieux et au combien stratégique pour un démarrage réussi :

1. Avoir une approche par client (ou déposant) : la décision est-elle prise a priori de basculer tous les clients le jour J du démarrage dans un fonctionnement avec un WMS (« big bang effect ») ou peut-on échelonner la migration des stocks ? La réponse à cette question va conditionner l’effort à consentir pour mettre à jour les stocks à l’adresse.
2. Penser au cadastrage des stocks et au mode de rangement (adressage automatique). Sont-ils profondément revus ? Dans l’affirmative, le contrôle des stocks sera alors nécessairement lié aux travaux de (ré)étiquetage des emplacements de stocks (nécessitant un fichier des adresses en pré-maquettage suffisamment stabilisé).
3. Prioriser le travail en tenant compte du niveau de consommation des articles: commencer par les articles qui tournent peu, puis prendre les relevés de niveau de consommations passés pour les identifier. Enfin, se garder les zones de réception, d’expédition, de prélèvements pour la fin.

L’étiquetage de l’entrepôt

Avec l’arrivée des nouveaux matériels, un travail d’étiquetage et de repérage va concerner tout l’entrepôt :

• Etiquetage des matériels avec un code barre fixe : navettes, chariots, cases, imprimantes,
• Etiquetage de tous les produits avec aussi un code barre fixe en fonction du conditionnement géré (contenant ou emballage) : palettes, PCB, SPCB, détails,
• Etiquetage des adresses de chaque emplacement dans:
  • les zones de réception,
  • les zones qualité,
  • les zones de fabrication ou de réalisation de kits,
  • les zones de réserve (masse et rack),
  • les zones de picking,
  • les zones de quai,
  • les zones de litige ou les zones de retour pour remise en préparation,
  • Etc.

L’implication de toutes les parties prenantes

Une fois l’environnement de production paramétré et opérationnel, la phase de déploiement va aussi consister à intégrer les « fichiers d’import » dans le WMS EGO avec la base de données qui sera utilisée le jour J.

Idéalement, ces fichiers doivent être validés par les Keys Users (notamment le fichier des stocks avec les quantités des articles à jour à chaque emplacement).

La formation des utilisateurs finaux (« End Users ») par les Key Users peut alors démarrer avec les modes opératoires développés dans la phase précédente.

C’est l’occasion aussi de finaliser l’élaboration des « affichettes » à positionner sur les postes de travail (réception, qualité, retour client, colisage, expédition…) reprenant une version simplifiée et opérationnelle des modes opératoires.

A quelques jours du démarrage, il est important de communiquer à l’ensemble des parties prenantes (clients – déposants, fournisseurs, personnels…) la date et l’heure du démarrage.

Deux outils importants sont en général élaborés pour sécuriser la période entre J-3 et le jour J :

• Un planning de présence des Key Users sur chaque zone auprès des opérateurs,
• Une check-list des points contrôle et de Go/No Go.

Conclusion

Une des réussites de la mise en place d’un WMS réside à la fois dans le respect des jalons proposés par l’intégrateur, ainsi que dans la mise en œuvre scrupuleuse des contenus de chacune de ces phases. A ces 2 conditions s’ajoutent également la qualité et la fluidité des relations que sauront instaurer chacune des parties prenantes dans la conduite d’un tel projet.