Les 9 clés d’une implémentation réussie d’un logiciel WMS

Comme tous projets d’installation d’un progiciel, plusieurs facteurs concourent à une implémentation réussie. Nous en avons retenu 9 qui, s’ils sont bien respectés, feront de votre projet WMS une réussite.

Les bonnes pratiques en général

1 – Un projet court avec un rythme imposé

Rien de plus glissant qu’un projet qui s’étale sur plusieurs mois, qui démotive les équipes et qui fait perdre de vue l’objectif.

A l’inverse, un projet court nécessitera de pouvoir tenir le rythme des ateliers, des temps de préparation individuels, des points d’avancement…. et cela d’autant plus quand on doit assurer les tâches quotidiennes.

La clé est d’inscrire dans l’agenda l’ensemble de cette charge, du démarrage projet jusqu’au jour J. Les grandes étapes doivent être claires et validées par les équipes, du moins le « noyau dur » du projet, et ce quitte à bouger quelques-dates par la suite.

2 – Une disponibilité de l’équipe projet « noyau dur »

C’est un lieu commun que d’affirmer cela, mais il ne faut pas négliger le temps que représente l’intégration d’un WMS, notamment lorsque c’est la 1ère fois.

A titre indicatif, il est habituel de prendre un ratio de « un pour un », entre les jours à passer pour un chef de projet côté client et celui côté intégrateur. Ce ratio passe à « 1 pour 0,5 » pour chaque membre de l’équipe projet.

Un intégrateur doit être capable de vous fournir ces éléments en amont du démarrage d’un projet pour que cette « désorganisation » temporaire puisse s’anticiper, par exemple, lors d’une période d’activité plus calme dans l’année.

3 – Intégrer les concepts régissant le WMS choisi

Le but ? Être suffisamment autonome le jour J en cas d’aléas, et par la suite quand il s’agira de faire évoluer des pratiques. Un WMS comporte des milliers d’algorithmes répondant à des règles s’appuyant elles-mêmes sur un modèle conceptuel de données. Il est important de comprendre, sans en être un spécialiste, les grands concepts qui se cachent derrière :

• Les notions de zones de gestion ou de familles logistiques,
• Les types de contrôle d’inventaire proposés et leurs intérêts,
• La façon dont est calculé un capacitaire de stocks,
• Les règles régissant des regroupements de commandes de vente à préparer,
• Le fonctionnement des différents modes de préparation de commandes,
• Enfin, les méthodes de consolidation des marchandises en fin de préparation.

Il sera donc important de comprendre comment son métier logistique sera transposé dans les concepts de fonctionnement du WMS.

Chez SITACI, nous proposons une montée en compétence progressive via un accompagnement sur notre WMS EGO grâce à une base « école » simplifiée qui vous permettra de gagner en autonomie.

La qualité de la documentation remise pendant l’implémentation du WMS, les supports de formation, les aides en lignes contribuent aussi à ancrer ces connaissances. A ce titre, SITACI est agréé Qualiopi pour ces process de formation.

La phase d'études et de définition des besoins

4 – Savoir positionner le curseur 

Le curseur doit être au bon endroit entre:

• Trop élargir le périmètre fonctionnel par rapport au délai de démarrage souhaité du WMS,
• Mettre en œuvre des fonctions (trop) nouvelles et méconnues des équipes métiers, fonctions qui pourraient être en déphasage avec les besoins,
• Chercher à se calquer sur l’organisation actuelle sans tirer profit des nouvelles fonctionnalités du WMS

Très souvent, l’expertise en logistique de votre prestataire intégrateur du WMS est primordial. En effet, son expérience joue dans cette position de curseur, mais pas uniquement.

Un bon intégrateur aura aussi pris le soin de collecter en amont des données quantitatives, par exemple, sur vos commandes d’achats et de ventes ou sur vos nomenclatures produits.

Avec ces éléments ajoutés à un questionnaire bien pensé remis préalablement, l’intégrateur sera capable de vous conseiller sur la bonne position de ce curseur. En résumé, le bon compromis entre risques et bénéfices, et ce en l’objectivant avec quelques analyses et ratios.

5 – Intégrer les experts métier internes (Key Users) et susciter l’adhésion

Il est important de savoir qu’un WMS changera en profondeur le quotidien des équipes sur le terrain. Rien ne sera plus comme avant : gain de mobilité, moins de stress, plus d’efficacité.

Il faudra, d’une part, s’assurer que le noyau dur (l’équipe projet) choisi pour définir le fonctionnement du futur WMS connaisse suffisamment les subtilités de chaque métier de l’entreprise, mais aussi composer avec les futurs utilisateurs.

Notons que cela nécessitera de la part des outils type THF (terminaux haute fréquence) une très grande simplicité de prise en main.

Le pré-maquettage et la pratique de la solution

6 – Collecter les données à injecter

La bonne compréhension des concepts qui se cachent derrière un WMS et des fonctionnalités qui seront mises en œuvre et leur impact sur l’organisation doivent permettre une collecte efficace des données pertinentes. Cela signifie que nous mesurons parfaitement l’enjeu qui se cache derrière la donnée qui sera injectée. De plus, nous savons également prioriser l’investissement en temps à y passer.

7 – Pratiquer la solution jusqu’au jour J

Un biais est souvent de confondre « j’ai compris » et « je sais le faire ». Or, en logistique, le diable se trouve dans le détail. Démarrer un WMS ne doit pas laisser la place à l’improvisation le jour J. Il est donc important pour les équipe métiers de consacrer un temps important à se former, mais aussi à pratiquer. Ne pas pratiquer, c’est prendre le risque de se retrouver vite démuni quand la clé de démarrage du WMS tournera. Le moindre caillou dans la mécanique pourra gripper le système et l’effet boule de neige ne pardonnera pas. Donc, pratiquer la solution signifie réaliser « en chambre » l’ensemble des cas de figure (appelé scenarii métier): s’exercer encore et recommencer.

Le déploiement et le démarrage

8 – Programmer les dernières étapes avec le compte à rebours

Mettre en œuvre sa stratégie d’inventaire, anticiper la charge d’étiquetage des produits, des containers ou des emplacements de stocks… Bien souvent, le WMS propose une fonction d’édition « au kilomètre » de toutes les étiquettes dont vous aurez besoin pour cela grâce à un générateur associé.

Par ailleurs, pensez à informer les clients, les prestataires stratégiques, les fournisseurs de marchandises et transporteurs, des « petits désagréments » que pourront engendrer les premières heures d’un démarrage d’un nouveau WMS. Ils seront ainsi compréhensifs et percevront également leur intérêt.

Négociez avec eux la possibilité d’alléger les activités durant la semaine de démarrage : anticiper ou reporter par exemple des réceptions de marchandises ou des expéditions de commandes, gonfler si possible les stocks.

Formez, quelques jours avant le démarrage, le reste des utilisateurs (End Users). Cette formation doit intervenir ni trop tôt, car les connaissances seront perdues, ni trop tard afin de garder un maximum de sérénité le jour J. Aussi, ne négligez pas les petits détails comme disposer de suffisamment de consommables pour les imprimantes ou de matériels portatifs chargés.

9 – Stabiliser le fonctionnement le plus rapidement possible

Stabiliser c’est déjà s’assurer que les mauvaises habitudes ne reviennent pas au galop. C’est-à-dire s’assurer en permanence, et par des échanges réguliers avec les End Users, de l’adhésion et du respect des procédures par les équipes.

C’est aussi « ne pas succomber à la tentation » de refaire comme dans le passé sans profiter des nouvelles fonctionnalités.

Enfin, stabiliser le fonctionnement, c’est enlever les derniers cailloux qui trainent dans la chaussure en relevant au fil de l’eau les problèmes non anticipés pendant les phases de pratique de la solution, les éléments d’adaptation nécessaires et les petites améliorations.