Comment bien choisir son logiciel WMS ?

La formulation de ses besoins pour bien choisir son WMS

Il n’est pas rare d’entendre que dans 100% des cas de naufrages de projets WMS, le cahier des charges était inexistant. Étant donné qu’il représente un volume important de documents à produire (entre 30 et 80 pages selon les cas, pour environ 10 à 30 jours de temps à passer pour le réaliser), il peut être en effet tentant d’en vouloir faire l’économie….

Et pourtant, il est essentiel de définir ses besoins et non pas de se contraindre et s’enfermer dans des solutions. Mais, comment faire pour bien définir le périmètre fonctionnel de son futur WMS et les contraintes de son environnement ?

Des exemples de cahier des charges peuvent exister en libre accès sur le web mais avec plus de 250 besoins fonctionnels types, il sera difficile de trouver le modèle parfait pour votre organisation. Pour corser les choses, certains de ces besoins sont particulièrement difficiles à appréhender si les concepts logistiques sous-jacents à chaque WMS ne sont pas maitrisés : attributs logistiques d’un article, contrôle des prélèvements, importance ou pas d’avoir du temps réel, conséquence d’une expédition partielle, différence entre kitting et fabrication, dimensions et précolisage…

Notre conseil :

Si vous êtes en recherche d’une solution adaptée à vos besoins et votre organisation, nous vous recommandons de vous appuyer sur un prestataire intégrateur qui dispose idéalement en internes d’équipes issues du terrain. Elles sont ainsi capables d’identifier rapidement ce qui fait vos spécificités. Certains prestataires proposent de passer une journée dans votre entrepôt pour réaliser un audit flash afin de vous remettre un pré-budget assortis d’une estimation des bénéfices immédiats d’une solution WMS. Ces éléments vous permettront de réaliser un bref calcul de retour sur investissement et de justifier auprès de la Direction d’un budget adapté aux enjeux. La finalité de cette étape sera de vous présenter un projet d’investissement de WMS comme une corde supplémentaire à la stratégie de développement de l’entreprise.

La qualité de la couverture fonctionnelle pour garder le plus longtemps possible son WMS

Dans le choix de son WMS, il est essentiel de réfléchir à la pérennité et à l’évolution de sa solution. Une fois installé dans l’entrepôt, il n’est pas évident de changer de WMS lorsque celui-ci arrive en limite de ses fonctionnalités.

En effet, un WMS est au cœur des flux de l’entreprise :

• Orchestration des flux physiques entrants, internes et sortants,
• Pilote des opérations sous contraintes grâce à des milliers d’algorithmes,
• Manipulation d’informations en temps réel permettant, par exemple, de valider la conformité d’une réception, de connaître ses stocks exacts et de façon localisée, d’informer l’administration des ventes d’une expédition critique, ou de lancer une facturation à un client.

Le WMS gère donc une grande complexité d’imbrications de flux physiques et d’information avec à la clé des flux financiers. Il est donc important de s’assurer que le WMS pourra s’adapter à une nouvelle législation, à l’arrivée d’une nouvelle gamme de produits, d’un nouveau client, ou bien à de nouveaux canaux de distribution.

Notre conseil :

Nous vous recommandons de choisir un éditeur qui dispose d’un grand éventail de clients et dans des secteurs différents, ce qui garantit que les futurs besoins seront probablement couverts par la version standard du WMS.

Autre signal positif, c’est le niveau de chiffre d’affaires investit chaque année par l’éditeur en R&D pour améliorer son produit. Vous pouvez ainsi vous faire préciser la part de l’effectif consacré à ces activités d’innovation et d’évolution de la solution. Enfin, parce qu’il ne saura jamais tout faire, il est pertinent de s’assurer que son futur WMS est ouvert et connectable à des solutions fournies par des tiers spécialistes dans leur domaine (TMS, CMS, OMS, ERP, WCS…). Pour cela, informez-vous pour identifier les partenaires (IT et Infra) de l’éditeur, et se faire préciser quels types d’applications ont été développées par le passé.

La capacité à fondre le WMS dans l'environnement technique et informatique de l'entreprise

Un des points les plus complexes de tout projet WMS est son intégration dans l’environnement de l’entreprise. C’est « un projet dans le projet » et bien souvent le chemin critique de l’implémentation du WMS. Les travaux qui seront à mener par exemple pour créer un VPN (Virtual Personal Network) ou s’interfacer à un ERP existant (mapping), ne sont pas à sous-estimer. En effet, plusieurs écueils et obstacles peuvent se présenter sur la route du succès.

Concernant par exemple le prestataire informatique qui sera mandaté pour développer les interfaces :

• Son planning de charge est-il compatible avec celui du projet de WMS,
• A-t-il déjà réalisé des interfaçages avec un WMS ?
• Est-il capable de proposer une astreinte les premiers jours du démarrage ?

Sur les échanges entre un ERP et un WMS :

• Les données déjà présentes sont-elles de bonnes qualités (exactitude ou complétude) ?
• Leur format est-il compatible avec le WMS ?

Notre conseil :

Un intégrateur de WMS doit pouvoir présenter des exemples d’interfaçage avec de nombreux systèmes et démontrer sa capacité à gérer des projets informatiques de cet acabit :

• Décrire précisément différents formats de données qui devront s’échanger,
• Piloter, conseiller et challenger le prestataire informatique qui se chargera de développer les interfaces,
• S’entourer de partenaires tiers spécialistes des infrastructures informatiques pour, par exemple, créer et gérer une Virtual Machine en full web, implémenter un VPN ou paramétrer des terminaux sous Android.