Durant la phase d’implémentation, la formation à la prise en main d’un WMS par vos équipes projets et de terrain est un projet dans le projet.
Alors comment faire monter progressivement en compétences vos équipes sur un WMS ?
Comment les faire adhérer plus facilement à l’utilisation du WMS ?
Comment comprendre les concepts se cachant derrière un WMS pour mieux les maitriser et être autonome ?
Comment vos équipes sont adaptées à vos process logistiques ?
Quelle posture a le formateur et quelles conditions doit-il mettre en place pour que la formation soit la plus efficace et pour que tout le monde soit prêt le jour J du démarrage ?
Chez SITACI, nous avons identifié depuis longtemps que la qualité de la formation est un élément clé de la réussite d’une implémentation d’un WMS. Nous considérons qu’il s’agit d’un « métier à part entière » que d’animer ces formations !
D’ailleurs SITACI est agréé Qualiopi, marque qui garantit la qualité de nos formations.
En effet, trop souvent les formations sur un outil informatique sont faites « sur le tas » ou trop théoriques (pas assez appliquées en tous cas), avec peu de supports auxquels se rapporter (notamment quand on se retrouve seul face au logiciel).
Quoi de plus déstabilisant pour une équipe de futurs utilisateurs que d’apprendre « sur le tas » le fonctionnement d’un outil informatique !
Pour nous, il est important que la découverte de l’outil se fasse progressivement.
Chez SITACI, une présentation du WMS en configuration light se fait dès les phases d’études et d’adéquation. Ainsi, un 1er apport de connaissance se fait par de la pratique sur une base dite « Ecole » permettant d’appréhender les concepts et les règles de gestion qui se cachent derrière tout WMS.
Puis lorsqu’une maquette de notre WMS EGO est paramétrée et livrée aux couleurs de votre entreprise, de nouvelles séquences de formation apportent encore plus de concret, permettant alors de se projeter dans la future organisation et de clarifier « qui fera quoi » au quotidien.
Durant ces phases aval de la formation, vous en profitez aussi pour établir vos modes opératoires et pour figer qui sera habilité (ou pas) à utiliser les fonctionnalités du WMS. L’ensemble de ces éléments ainsi constitué permettra alors de former plus facilement et de façon ciblée par process, la totalité des futurs utilisateurs.
Voici comment s’intègre la formation et la montée en compétence de vos équipes sur les différentes phases d’implémentation du WMS EGO :
1 – Durant la Phase d’Etude : nous avons fait le choix, avant même que les études soient amorcées, de présenter notre WMS dans une version dite « Ecole », générique et simplifiée. Cela permet d’amener progressivement les futurs utilisateurs dans le « vocabulaire » du WMS EGO et de commencer à ouvrir les champs du possible en lien avec la version standard du WMS.
2 – Durant la Phase de Pratique de la Solution : Il s’agit ici de pratiquer tous les cas de figure de flux logistiques qui pourront se présenter dans votre entrepôt, et pour lesquels le WMS a été paramétré. Les séquences de formation permettront à l’équipe projet (« le 1er cercle ») et aux Key Users (« le 2ème cercle ») de pratiquer en autonomie la solution en s’appuyant pour cela sur des cahiers de recette standards fournis par SITACI.
3 – Durant les Phases de Déploiement et de Démarrage : La formation des utilisateurs finaux (les « End Users ») est réalisée par les Key Users ou bien l’équipe projet directement, à partir des modes opératoires développés dans la phase ci-avant.
Nous attachons beaucoup d’importance aux conditions dans lesquelles nos formations seront dispensées au sein de votre entreprise, ce que nous nommons le » cadre de vie ».
Au démarrage, comment instaurons-nous ce cadre de vie ?
Il passe notamment par les actions et principes suivants (extraits) :
Besoins participants : Demander aux participants, lors d’un tour de table, de quoi ils ont besoins pour être en confort lors d’une formation et leurs attentes.
Non-jugement : « La mauvaise question est celle qui n’est pas posée ».
Ecoute : Le groupe, auquel appartient aussi le formateur, est ressource. Chacun peut apporter sa pierre à l’édifice.
Liberté de parole : Les participants sont libres de s’exprimer avec bienveillance.
Engagement mutuel : les formations sont dispensées par demi-journée pour laisser aux participants le reste de la journée pour traiter les affaires courantes. Pendant ce temps de formation, les emails et appels téléphoniques doivent être traités sur les temps hors formation ou pendant la pause.
Comment faisons-nous évoluer ce cadre de vie durant les phases d’implémentation du WMS ?
En cas de difficulté ou au regard d’une action porteuse, le cadre de vie peut être modifié, amendé, complété aux vues de tous.
Le but est de continuer à :
Le suivi administratif et qualité d’une formation peut s’avérer rapidement chronophage s’il n’est pas maitrisé, notamment pour fournir les éléments demandés par votre OPCO. D’ailleurs, SITACI est agréé QUALIOPI et respecte donc le cadre imposé pour tout organisme de formation.
Comment nous assurons-nous de la qualité des formations dispensées ?
Sans que cela soit exhaustif, voici nos actions :
AVANT LA FORMATION (vidéo) : nous préparons les conventions de formation, programmes de formation, fiches de présence, des emails explicatifs aux participants (avec documentation), et d’invitations,
PENDANT LA FORMATION (vidéo) : nous définissons le « cadre de vie » (recueil des besoins), nous nous assurons de la signature des fiches de présence, et du positionnement des stagiaires en début de formation,
APRES LA FORMATION (vidéo) : nous diffusons un questionnaire d’évaluation, un email de bilan post module ou post formation, et nous nous assurons du retour des fiches de présence et des appréciations du formateur sur le cursus,
SUIVI GÉNÉRAL DE LA FORMATION : nous validons enfin la complétude des fiches de présence, produisons les attestations de présence, recueillons vos appréciations, échangeons avec vous sur les éléments nécessaires à la bonne prise en charge OPCO…